天天影院石油管理局企業標準 Q/SH1035 0935—2008 電子文件歸檔與管理規範

 

1 範圍
本標準規定了天天影院油田以及所屬單位在公務活動中產生的,具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。
本標準適用於天天影院油田以及所屬單位產生的電子文件的歸檔與管理。
2 規範性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨後所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用於本標準,然而,鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用於本標準。
DA/T 18-1999 檔案著錄規則
DA/T 222000 歸檔文件整理規則
3 術語和定義
下列術語和定義適用於本標準。
3.1
電子文件
指在數字設備及環境中生成,以數碼形式存儲於磁帶、磁盤、光盤載體,依賴計算機及數字設備閱讀、處理,並可在通信網絡上傳送的文件。
3.2
歸檔電子文件
指具有參考和利用價值並作為檔案保存的電子文件。
3.3
背景信息
指能證明文件形成過程和文件之間相互的信息,包括描述生成電子文件的職能活動,電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關係以及其產生影響的曆史環境信息。
3.4
元數據
描述文件內容、結構、背景信息和管理過程的信息,包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集數據。
3.5
邏輯歸檔
指在計算機網絡上進行,不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。
3.6
物理歸檔
將電子文件以網絡傳輸或介質傳遞的方式向檔案部門移交的過程。
3.7
真實性
電子文件的內容、邏輯結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理後依然保持不變,與形成時的原始狀況一致。
3.8
完整性
指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據無缺損。
3.9
有效性
指電子文件應具備的可理解性和可被利用性,包括信息的可識別性、存儲係統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
3.10
遷移
指將源係統中的電子文件向目的係統進行轉移存儲的方法與過程。
4 總則
4.1 電子文件自形成時應有嚴格的管理製度和技術措施,確保其真實性、完整性和有效性。
4.2 應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程管理監控,保證管理工作的連續性。
4.3 應明確規定電子文件歸檔的時間、範圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求,保證歸檔電子文件的質量。
4.4 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件,應在內容、相關說明及描述上保持一致。
4.5 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件,如沒有紙質等拷貝件,應製成紙質文件或縮微品等。歸檔時,應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。
4.6 應保證電子文件的憑證作用,對隻有電子簽章的電子文件,歸檔時附加有法律效力的非電子簽章。
5 電子文件的真實性、完整性和有效性保證
5.1 產生電子文件的業務信息應建立規範的製度和工作程序,從電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記,保證電子文件的產生、處理過程符合規範。
5.1.1登記處理過程中相互銜接的各類責任者(如起草者、修改者、審核者、簽發者)。
5.1.2登記處理過程中的各類操作者(打字者、發文者、收文者、存儲管理者)。
5.1.3登記處理過程中產生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼)。
5.1.4登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。
5.2 應采取可靠的安全防護技術措施,保證電子文件的真實性。
5.2.1建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控製。
5.2.2設置符合安全要求的操作日誌,隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容。
5.2.3對電子文件采用防錯漏和防調換的標記。
5.2.4對電子簽章、數字簽署采取防止非法使用的措施。
5.3 應建立電子文件完整性管理製度並采取相應的技術措施采集背景信息和元數據。
5.4 應建立電子文件有效性管理製度並采取相應的技術保證措施。
5.5 電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定,針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害采取與係統安全和保密等級要求相符的防範對策並建立配套的安全管理製度,主要有:網絡設備安全保證;數據安全保證;操作安全保證;身份識別方法。
6 電子文件的收集與積累
6.1 電子文件積累的範圍。凡是反映本單位工作活動,具有查考利用價值的電子文件及其相關軟件均應被保留,同時注意收集背景信息和元數據。
6.1.1信息類型
a) 字處理文件:指用計算機處理技術形成的文字文件、表格文件,收集時應重點收集定稿電子文件和正式電子文件:
1)定稿電子文件:用計算機起草文件時形成的最後一稿文件,記錄了文件的最後修改結果,有重要憑證、依據價值,應注意收集,並落實必要的簽字手續,明確公文擬稿、核稿、簽發等環節的責任者;對特別重要文件的曆次修改稿有必要的每一稿應以不同的標識區別;
2)正式電子文件:將修改、簽發完畢的定稿電子文件正式製作完畢,能行使其文件的職能,其標識應以正式文件文號注明,並注意重點收集;
b) 圖像文件:指用掃描儀等設備獲得的靜態圖像文件,如果其壓縮計算方法特殊則應將相關軟件一並收集;
c) 圖形文件:指采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態圖形文件,收集時應注意其對設備依賴性、易修改性等問題,不可遺漏相關軟件和各種數據;
d) 影像文件:指用視頻設備獲得的文件,收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件;
e) 聲音文件:指用音頻設備獲得的文件,收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件;
f) 多媒體文件:指用計算機多媒體技術製作的文件,其中包括前麵所示的兩種以上信息形式,收集時應注意參數準確,數據完整;
g) 數據庫文件:指采用數據庫係統製作的數據文件及可能產生的各種相關輔助文件。
6.1.2環境類型
a) 計算機程序:指計算機使用的或在某一軟件平台上開發的係統軟件、支撐軟件和應用軟件以及軟件的版本;
b) 數據文件:指用計算機軟、硬件係統進行信息處理過程形成的各類參數、管理數據。
6.1.3載體類型
光盤、磁盤、磁帶等介質。
6.2 電子文件收集積累的格式
6.2.1文本電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。
6.2.2圖像電子文件以JPEG、PDF、TIFF為通用格式。
6.2.3視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。
6.2.4音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。
6.2.5歸檔的電子文件如果采用不符合本規範要求的格式,收集時應轉換成本辦法要求的格式,如無法轉換,則應將相關軟件一並收集。
7 電子文件的歸檔
7.1 歸檔要求
7.1.1歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時,應在內容、相關說明及描述上保持一致。隻有紙質形式的重要的歸檔材料也要形成部門轉換成電子文件,以便於計算機全文檢索。電子文件應製作紙質版本與電子文件一並歸檔、實行雙套存檔。
7.1.2歸檔保存的電子公文一般不加密,必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。應將解密軟件和說明文件單獨存放。對於已加密的電子文件,應在解密後再製作拷貝。
7.1.3特殊格式的電子文件應在同一載體中存有相應的查看軟件;壓縮文件應在解壓縮後進行歸檔。
7.2 電子文件保管期限和密級的劃分工作,參照國家關於紙質文件材料保管期限和密級的有關規定執行。電子文件背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。
7.3 電子文件的歸檔方式可分兩步進行,邏輯歸檔應實時進行,物理歸檔應按照紙質文件的歸檔要求定期完成。為保證電子文件的真實性、完整性和有效性,文件形成部門移交檔案前需要填寫《歸檔電子文件著錄項目》中的相關項目(見附錄B)。
7.4 文件檢驗:電子文件在向檔案部門歸檔時,交接雙方均應對歸檔的每套載體及其技術環境進行檢驗,合格率達到100%時方可進行交接。檢驗項目如下:
——載體有無劃痕,是否清潔;
——有無病毒;
——核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續;
——核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全;
——對特殊格式的電子文件,應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。
檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄A的表A.1),一式二份,雙方各存一份。對檢驗不合格者,應退回重新製作,並再次對其進行檢驗。
檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者,應退回形成單位重新製作,並再次對其進行檢驗。
8 歸檔電子文件的保管和利用
8.1 歸檔電子文件載體應專庫或專櫃集中保存。並應符合下列條件:
a) 歸檔載體應作防寫處理,不得擦、劃、觸摸記錄塗層;
b) 單片載體應裝盒,豎立存放,且避免擠壓;
c) 存放時應遠離強磁場、強熱源,並與有害氣體隔離;
d) 保管環境應符合防塵、防火、防鼠、防蟲要求;
e) 環境溫度選定範圍:17℃~20℃;相對濕度選定範圍:35%~45%。電子文件載體要避免陽光直接照射。
8.2 檔案保管部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性;如不兼容,應進行歸檔電子文件的載體轉換工作,並填寫《歸檔電子文件遷移登記表》(見附錄A的表A.2)。原載體保留時間不少於4年。保留期滿後,載體應按保密要求進行處置。
8.3 檔案部門對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗,抽樣率不低於10%,如發現問題應及時采取恢複措施。將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表(見附錄A的表A.3).
8.4 利用電子文件時應遵守國家保密規定。凡帶密級尚未解密或內容使用不宜公開的電子文件不得在互聯網上運行。對在專網或其他內部網上運行的、具有保密要求的歸檔電子文件提供利用時,應設置使用權限認證係統或履行使用審批手續。歸檔電子文件的封存載體不得外借,在提供利用時應使用其拷貝件。
8.5 歸檔電子文件的鑒定銷毀
8.5.1歸檔電子文件的鑒定銷毀,參照國家關於檔案鑒定銷毀的有關規定執行,且應在辦理審批手續後實施。
8.5.2屬於保密範圍的歸檔電子文件,如存儲在不可擦除載體上,應連同存儲載體一起銷毀,並在網絡中徹底清除。不屬於保密範圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。
 
附 錄 A
(規範性附錄)
登記表格式
 
表 A.1 歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表
 

 

檢驗項目
單位名稱
移交單位:
接收單位:
載體外觀檢驗
 
 
病毒檢驗
 
 
真實性檢驗
 
 
完整性檢驗
 
 
有效性檢驗
 
 
技術方法與相關軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗
 
 
填表人(簽名)
          
          
審核人(簽名)
          
          
單位(印章)
          
 
          
 
 
 
表 A.2歸檔電子文件遷移登記表
 

 

源係統設備情況
 
硬件係統:
 
係統軟件:
 
應用軟件:
 
存儲載體:
 
目標係統設備情況
 
硬件係統:
 
係統軟件:
 
應用軟件:
 
存儲載體:
 
被遷移歸檔電子文件情況
 
記錄數:                              字節數:
 
遷移時間:
 
操作者:
填表人(簽名)
            
 
審核人(簽名)
            
 
單位(蓋章)
            
 
 
 
表 A.3歸檔電子文件管理登記表
 
 

 

歸檔電子文件設備情況登記
 
新設備兼容性檢驗
 
磁性載體轉存登記
 
填表人(簽名)
          
 
審核人(簽名)
          
 
單位(蓋章)
          
 
 
 
附 錄 B (資料性附錄)
 歸檔電子文件著錄目錄項目
下列著錄項目標注者為必著項,其它為選著項。
B.1 文件信息
B.1.1 發文登記號:發文單位已發文件登記的順序號。
B.1.2 收文登記號:收文單位收到文件登記的順序號。
B.1.3 擬稿人:擬稿人員姓名。
B.1.4 擬稿時間:
B.1.5 部門責任人:擬稿人員所在部門責任人姓名。
B.1.6 部門責任人審核時間。
B.1.7 核稿人:核稿人員姓名。
B.1.8 核稿時間:
B.1.9 簽發人:文件簽發人員姓名。
B.1.10 ※簽發時間
B.1.11 打字者:打字員姓名。
B.1.12 打字時間
B.1.13 校對者:文件校對人員姓名。
B.1.14 校對時間
B.1.15 主送單位:文件主送單位名稱
B.1.16 抄送單位:文件抄送單位名稱
B.1.17 發送時間:文件的發出時間。
B.1.18 緩急程度
B.1.19 ※密級:指文件的保密等級。
B.1.20 收文者:接收文件的人員姓名
B.1.21 收文單位:接收文件的單位名稱。
B.1.22 收文時間:接收文件的時間。
B.1.23 批閱人
B.1.24 批閱意見
B.1.25 批示人
B.1.26 批示意見
B.1.27 承辦部門:文件辦理部門。
B.1.28 辦理結果:文件的辦理結果。
B.1.29 辦理時間:文件完畢時間。
B.2 檔案信息
B.2.1 歸檔人:指對該份文件進行歸檔操作的人員姓名。
B.2.2 ※歸檔單位:指該份文件進行歸檔操作的單位名稱。
B.2.3 ※歸檔時間
B.2.4 ※全宗號:指檔案館給立檔單位編製的代號
B.2.5 ※歸檔年度:指文件的形成年度,以四位阿拉伯數字標注公元紀年,如2005
B.2.6 ※保管期限:指文件的保存時間,按照不同類別檔案的保管期限表填寫。
B.2.7 ※件號:指對應紙質或其他載體檔案文件在同一年度、同一保管期限中的順序號,件號用五位數表示,不足五位的前麵用0補足。
B.2.8 主題詞:按照本專業、本單位的規範化詞表進行標引。
B.2.9 分類號:根據《中國檔案分類法》和GB/T15418-1994的有關規定著錄。
B.2.10 鑒定者:對該份文件實行價值鑒定人員的姓名。
B.2.11 鑒定時間
B.2.12 銷毀者:對該文件實行銷毀的人員姓名。
B.2.13 銷毀審批者:對該份文件銷毀審核的人員姓名。
B.2.14 銷毀時間
B.2.15 開放標識:指該份文件是否可發開放,開放標識項依據實際情況著錄為開放或控製。
B.2.16 ※題名:指文件的標題。
B.2.17 ※責任者:製發文件的組織或個人,即文件的發文機關或署名者。
B.2.18 ※文件編號:文件的發文字號。
B.2.19 附件:指正文後的附加材料的題名。
B.2.20 ※稿本:指文件的文稿和文本。稿本項依據實際情況著。電子文件稿本代碼:M-草稿性電子文件;U-非正式電子文件;F-正式電子文件。
B.2.21 版本:指對文件修改、更改後的不同狀態的描述,如第一版、第二版等。
B.2.22 版本說明:對不同版本的說明性文字,如修改原因、與上一版本的差異等。
B.2.23 ※電子文件類別代碼:T-文本文件;I-圖像文件;G-圖形文件;V-影像文件;A-聲音文件;O-超媒體鏈結文件;P-程序文件;D-數據文件。
B.3 環境和載體信息
B.3.1 計算機型號
B.3.2 操作係統
B.3.3 數據庫係統
B.3.4 生成軟件:生成文件的文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等。
B.3.5 載體型號
B.3.6 載體數量
B.3.7 載體備份數
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